Nuevas funciones de Google Workspace con IA

Actualización del 4 de mayo de 2026: Google anuncia tres mejoras clave para Workspace centradas en personalización de Gemini, control administrativo de IA y migraciones seguras con cifrado del lado del cliente.

Instrucciones personalizadas para Gemini en Google Docs

Fecha: 4 de mayo de 2026

Ahora puedes establecer instrucciones personalizadas y persistentes para Gemini directamente desde el panel lateral en Google Docs. Estas reglas permiten que Gemini adapte su estilo, tono y formato a tus preferencias sin repetirlas en cada interacción, ahorrando tiempo y garantizando consistencia en los documentos.

• Ejemplos de instrucciones: «Responder siempre en viñetas», «Incluir 3 puntos clave al inicio al resumir» o «Usar tono conciso y profesional».
• Límite actual: hasta 1.000 instrucciones activas por usuario.

Cómo comenzar

• Administradores: No existe control administrativo para esta función.
• Usuarios finales: Abrir el panel lateral de Gemini en Docs y pedir que guarde una instrucción específica. Más detalles en el Centro de ayuda: Personalizar las respuestas de Gemini en Workspace.

Despliegue: Implementación gradual (hasta 15 días) a partir del 4 de mayo de 2026 para dominios Rapid Release y Scheduled Release.

Disponibilidad: Business Starter/Standard/Plus; Enterprise Starter/Standard/Plus; Education Plus; Google AI Plus/Pro/Ultra; Frontline Plus; complementos educativos y de AI específicos.

Recomendación: define plantillas de instrucción para equipos (por ejemplo: estilo corporativo, formato de informes) y aprovecha la persistencia para mantener coherencia editorial.

Control seguro de acceso de IA y agentes: AI control center

Fecha: 4 de mayo de 2026

El nuevo AI control center en la consola de administración centraliza visibilidad y controles de seguridad para el uso de IA generativa y acciones de agentes sobre los datos de Workspace, pensado para organizaciones con requisitos de cumplimiento y seguridad estrictos.

Módulos clave del AI control center:

1. Monitor y controlar el acceso a IA: Visibilidad inmediata del uso de IA y enlaces directos a informes de uso de Gemini y ajustes principales (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Calendar, Chat, y la app Gemini).
2. Gestionar seguridad para productos de IA: Autoridad granular sobre servicios concretos (por ejemplo Gemini en Meet) para aplicar políticas de datos y seguridad por dominio.
3. Gestionar seguridad fundamental: Incluye protecciones como etiquetas de clasificación, reglas de confianza y reglas de protección de datos para prevenir filtraciones.
4. Revisar privacidad, abuso y cumplimiento: Acceso a las garantías de Google (arquitectura Secure by Design y compromiso de no usar los datos del dominio para entrenar los modelos).

Algunas opciones aparecerán como «Próximamente» para permitir planificación de despliegues a futuro.

Cómo comenzar

• Administradores: Disponible por defecto en la consola de Admin bajo Generative AI > AI control center. No se requiere activación manual. Más información: Explorar el AI control center.
• Usuarios finales: No requieren acción.

Despliegue: Disponible ahora.

Disponibilidad: Enterprise Standard y Plus.

Importación masiva con cifrado del lado del cliente (CSE) y Drive API

Fecha: 4 de mayo de 2026

La importación masiva de archivos con cifrado del lado del cliente (CSE) ya está generalmente disponible. Las organizaciones que usan CSE pueden migrar en bloque archivos sensibles desde entornos cloud o on-premises, envolviéndolos con claves gestionadas por el cliente antes de importarlos a Workspace.

• Permite retirar almacenamiento heredado de terceros manteniendo el modelo CSE durante todo el ciclo de vida del documento.
• La API es altamente configurable; Google proporciona ejemplos de código generalizados que pueden adaptarse a necesidades específicas.

Cómo comenzar

• Administradores: La función estará activada por defecto para clientes. Los administradores o usuarios autorizados deben invocar la Drive API para usarla. Documentación: Introducción al Drive API.
• Usuarios finales: No hay configuración de usuario final en Drive para esta característica.

Despliegue: Disponible ahora.

Disponibilidad: Enterprise Plus; Education Standard y Plus; Frontline Plus.

Recursos técnicos: Guías y muestras de código: Gestionar archivos CSE con Drive API, Buenas prácticas para importación masiva, y el repositorio de ejemplo: GitHub – drive-cse-upload.

Qué debes recordar

Estas tres mejoras refuerzan la personalización del trabajo diario (Gemini en Docs), el gobierno y la seguridad a nivel organizativo (AI control center) y la capacidad de migrar datos sensibles con controles criptográficos (CSE + Drive API). Revisa las páginas de ayuda y planifica pruebas internas para integrar estos cambios en tus flujos de trabajo.