Novedades de Google Workspace: migraciones y privacidad AI

Google Workspace presenta varias mejoras dirigidas a la colaboración, la migración masiva de datos y la privacidad en espacios de trabajo. A continuación, encontrarás una guía práctica de las principales novedades, su disponibilidad y cómo empezar.

Control “Tomar notas por mí” desde el controlador táctil de Google Meet

Google facilita el control de la función “Tomar notas por mí” (Gemini) directamente desde el controlador táctil de los dispositivos Google Meet. A partir del 31 de agosto de 2026, los participantes en sala podrán iniciar, pausar y reanudar la toma de notas sin usar Companion en un portátil.

Ventajas clave:

• Visibilidad y control directo: distintivo dedicado en la pantalla táctil para ver el estado de toma de notas y alternarlo.
• Modo off‑the‑record: pausar la toma de notas en discusiones privadas y reanudar con un toque.
• Diseñado para reuniones elegibles donde “Take notes for me” está disponible.

Cómo empezar

Admins: active “Take notes for me” según la documentación de Meet para su organización. Usuarios: en la reunión, toque el icono “Take notes for me” en el controlador táctil. Más información en el Centro de Ayuda de Google Meet.

Rollout: implementación gradual desde el 31 de agosto (Early Preview) y desde el 8 de septiembre para Rapid/ Scheduled Release (hasta 15 días).

Conservar y reutilizar campos agrupados en tablas dinámicas de Google Sheets

Google Sheets ahora conserva los campos agrupados (fechas, horas, valores numéricos u otras agrupaciones personalizadas) como campos reutilizables en la barra lateral del editor de tablas dinámicas. Esto facilita eliminar un campo de la vista activa sin perder su configuración y volver a aplicarlo cuando sea necesario.

Además, se mejora la interoperabilidad con archivos de Microsoft Excel (.xlsx): las agrupaciones personalizadas ya no se pierden al importar/exportar.

Cómo empezar

No requiere controles de administrador. Usuarios: consulte el Centro de Ayuda para aprender a personalizar tablas dinámicas en Google Sheets.

Rollout: despliegue gradual desde el 25 de agosto (Rapid Release) y desde el 14 de septiembre (Scheduled Release).

Importación de datos desde Microsoft OneDrive (data import – modo avanzado)

Google Workspace anuncia disponibilidad general de la importación de datos desde Microsoft OneDrive en el modo avanzado de Data Import. La herramienta permite migraciones a gran escala de archivos y permisos, sin coste adicional por herramienta, y optimiza velocidad y fidelidad durante la transferencia.

Beneficios:

• Acceso directo desde la consola de administración: servicio nativo en la nube y escalable.
• Velocidades mejoradas y pararelización para importaciones más rápidas y precisas.
• Ajuste automático de velocidad según el nivel de licencia de Microsoft para evitar límites de cuota.

Cómo empezar

Admins: acceda a Data Import en la consola de administración y use el modo avanzado; debe ser super administrador de Workspace. También puede usar la utilidad de planificación de migraciones (migration-planner) para estimaciones y planificación por lotes.

Rollout: disponible ahora.

Importación de datos desde Microsoft Teams (mensajes y chats)

La importación de datos desde Microsoft Teams a Google Workspace (Data Import, modo avanzado) está disponible para cargas de trabajo a gran escala. Se pueden migrar mensajes de canales, chats grupales y conversaciones directas, manteniendo alta fidelidad.

Características:

• Importación tanto de canales públicos y privados como de chats 1:1 y grupales.
• Soporte nativo desde la consola de administración y opciones de planificación para lotes optimizados.
• Sin costes adicionales de herramienta ni infraestructura.

Cómo empezar

Admins: use Data Import en la consola de administración (modo avanzado) y la utilidad migration‑planner para estimar tiempos y lotes. No hay impacto para usuarios finales.

Rollout: disponible ahora.

Restringir quién puede ver las listas de miembros en espacios de Google Chat

Los propietarios y gestores de espacios de Google Chat ahora pueden limitar quién ve la lista completa de miembros. Esta opción mejora la privacidad en espacios grandes, sensibles o con participantes externos.

Se introduce el permiso “Ver miembros” con cuatro niveles:

• Solo propietarios
• Propietarios y gestores
• Todos los miembros (predeterminado)
• Toda la organización

Nota: aunque la visibilidad de la lista completa pueda estar restringida, cualquier usuario que envíe un mensaje seguirá mostrando su nombre y perfil.

Cómo empezar

No se requiere control de administrador. Propietarios/gestores: en Configuración del espacio > Membresía > Ver miembros, seleccione el nivel deseado.

Rollout: inició el 24 de agosto con despliegue gradual (hasta 15 días).

Conclusión

Estas actualizaciones refuerzan la colaboración segura (control de notas en Meet, privacidad en Chat), mejoran la interoperabilidad (campos agrupados en Sheets) y simplifican migraciones empresariales a gran escala (OneDrive y Teams) sin costes adicionales de herramientas.