Novedades de Google Workspace: Gemini y seguridad para empresas

Google presenta varias mejoras que aceleran la administración, la colaboración y la seguridad en Google Workspace. A continuación encontrarás la traducción y un resumen optimizado de cada novedad, con detalles de disponibilidad y recursos.

1. Usa Gemini para administrar Google Workspace (Admin Assist)

Google lanza Admin Assist, que integra dos capacidades impulsadas por Gemini en la Consola del Administrador: el panel lateral (Sidepanel) y los Search Overviews. El objetivo es simplificar tareas administrativas complejas y la resolución de problemas, ofreciendo asistencia conversacional contextual directamente en la superficie de administración.

• Sidepanel con Gemini: Accesible desde la barra One Google Bar (OGB) en la Consola del Administrador. Los Super administradores reciben guía interactiva paso a paso y recomendaciones de buenas prácticas.
• Search Overviews con Gemini: Al buscar en la barra principal, Admin Assist sintetiza artículos del Centro de ayuda en resúmenes conversacionales y pasos accionables.

Inicio rápido

• Quién lo usa: Activado por defecto para Super Admins en ediciones Business elegibles. No está disponible para administradores delegados.
• Impacto en usuarios finales: Ninguno; la funcionalidad está restringida a Super Admins.

Despliegue

Disponible ahora para dominios de Rapid Release y Scheduled Release.

Disponibilidad

Ediciones Business: Business Starter, Standard y Plus.

2. Copia de cuadernos en Gemini Notebook

Los usuarios de Gemini Notebook pueden copiar cuadernos completos (si tienen permiso de copia), incluida la mayoría de las fuentes y elementos de Studio. Esta función facilita reutilizar plantillas y trabajos compartidos para estudio o proyectos.

• Qué se copia: Fuentes basadas en Drive (si el usuario tiene permiso), contenido de Studio (resúmenes de audio y video, guías de estudio, flashcards, cuestionarios, presentaciones y prompts), y otros artefactos de Studio.
• Qué no se copia: Historial de chat personal y notas generadas por el usuario. La copia no se sincroniza con el original.

Inicio rápido

• Admins: No existe un control de administración específico para la copia; los admins pueden activar o desactivar Gemini Notebook para usuarios desde la consola.
• Usuarios: Los propietarios pueden permitir o restringir copias en la configuración de uso compartido (opción «Allow copies»), activada por defecto.

Despliegue

Disponible ahora para dominios Rapid Release y Scheduled Release.

Disponibilidad

Disponible para todos los clientes de Google Workspace y cuentas personales con acceso a Gemini Notebook.

3. Nuevos controles de seguridad empresariales para Workspace Studio

Workspace Studio añade controles de seguridad empresariales que permiten ampliar los casos de colaboración con automatizaciones sin código, manteniendo la gobernanza y trazabilidad necesarias para entornos corporativos.

Controles integrados principales:

• Identidades de agente (agent identities)
• Gestión de acceso de agentes (Agent access management)
• Auditoría y observabilidad
• Configuraciones administrativas y flujo con intervención humana (HiTL)
• Protecciones en tiempo de ejecución (Runtime protections / DLP)

Estos cambios habilitan acciones cross-user en flujos (flows) con guardrails: ejecuciones con identidad de agente con privilegios mínimos, atribución de identidad (beta), registro de contexto de flow en logs de auditoría y panel de gestión para suspender flows o revocar permisos.

Despliegue

• Admin console settings: Rollout inicia hoy (hasta 3 días para visibilidad).
• Funciones visibles para usuarios: Rapid Release desde 20 de agosto de 2026; Scheduled Release desde 1 de septiembre de 2026 (despliegue gradual).

Recursos para administradores

• Guía de configuración de Workspace Studio para admins
• Lista de flujos y gestión de acceso a datos
• Gestionar visibilidad de atribución de flows

4. Informes de Drive Inventory con insights mejorados de compartición externa

Drive Inventory Reporting en BigQuery ahora incluye campos granulares que consolidan permisos directos, pertenencia a grupos y enlaces públicos para identificar exposición externa con mayor precisión.

• Distingue usuarios humanos, cuentas de servicio y archivos publicados en la web.
• Permite cruzar atributos de compartición con metadatos de DLP para priorizar remediaciones.

Inicio

La función está desactivada por defecto y puede activarse mediante la opción «External sharing calculations» en la configuración del informe de inventario de Drive en la consola de administración. Activarla puede aumentar el tiempo de procesamiento para organizaciones con grupos grandes.

Despliegue

Despliegue gradual (hasta 15 días) comenzando el 14 de agosto de 2026 para dominios Rapid y Scheduled Release.

Disponibilidad

Enterprise Standard y Plus; Education Standard y Plus; Frontline Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium.

Conclusión

Estas actualizaciones refuerzan el papel de Gemini como asistente técnico dentro de Workspace, facilitan la reutilización de contenidos en Gemini Notebook, elevan la seguridad y gobernanza de Workspace Studio y mejoran la visibilidad del riesgo de compartición en Drive. Recomendamos a administradores revisar las guías enlazadas y planificar la adopción según la edición y el ritmo de despliegue de su dominio.