Novedades de Google Workspace: PDF, Grupos y Sheets

Resumen de las últimas mejoras en Google Workspace publicadas el 23 de febrero de 2026: guardado directo de PDFs a Drive, nuevas clasificaciones de miembros en Google Groups y dos funciones nuevas para Google Sheets.

Guardar PDFs directamente en Google Drive

Fecha: 23 de febrero de 2026. Ahora, en Chrome para ordenador puedes guardar archivos PDF directamente en Google Drive sin salir de la página. Los PDFs guardados aparecen en la carpeta «Saved from Chrome» para acceder a ellos fácilmente más tarde.

Cómo empezar

• Admins: Los administradores de Chrome pueden controlar esta función mediante la política indicada, disponible desde la versión 145.
• Usuarios finales: No existe un ajuste de usuario final. Consulta el Centro de ayuda para más detalles sobre cómo guardar PDFs desde Chrome a Google Drive.

Despliegue: Disponible ya para dominios Rapid Release y Scheduled Release.

Disponibilidad: Todos los clientes de Google Workspace, suscriptores de Workspace Individual y cuentas personales de Google.

Recursos: Guardar PDFs desde Chrome (Ayuda de Chrome) • Subir archivos y carpetas a Google Drive (Ayuda de Drive)

Nuevas clasificaciones internas y externas para miembros en Google Groups

Fecha: 23 de febrero de 2026. Para reforzar la seguridad de datos, a partir del segundo trimestre de 2026 Google Groups aplicará clasificaciones más estrictas para distinguir membresías internas y externas. Los grupos con la opción «Allow members outside your organization» desactivada quedarán limitados solo a miembros de la organización.

Actualmente algunos grupos marcados como internos pueden contener miembros externos (por ejemplo, agregados por administradores o mediante grupos anidados externos). Tras el cambio, ese comportamiento dejará de ser compatible.

Qué ocurrirá con los grupos existentes

Los grupos existentes que tengan desactivada la opción y contengan miembros externos serán reclasificados automáticamente como externos, pero configurados para que solo los administradores puedan añadir usuarios externos (evitando que los usuarios finales lo hagan).

Impacto técnico

• Áreas afectadas: Google Groups (y su uso en Gmail, Chat, Calendar), Consola de administración y APIs (Cloud Identity, Admin SDK Directory API, Groups Settings API).
• Admins que usan API: Si creas grupos mediante Cloud Identity o Admin SDK Directory API, actualiza tus scripts. Actualmente los grupos creados por API permiten añadir externos aunque allowExternalMembers=False; con el cambio, la API rechazará las peticiones para añadir externos a grupos clasificados como internos.

Despliegue: Esta modificación entrará en vigor no antes del 15 de mayo de 2026. Se informará en el blog de Workspace Updates con fechas más concretas.

Disponibilidad: Todos los clientes de Google Workspace.

Recurso: Cambios en las clasificaciones internas y externas en Google Groups (Ayuda de Admin)

Dos nuevas funciones en Google Sheets: =SHEET y =SHEETS

Fecha: 23 de febrero de 2026. Google Sheets incorpora dos funciones útiles para gestionar hojas dentro de un libro:

• =SHEET(valor): Devuelve el número de la hoja indicada por nombre o referencia. Si omites el argumento, devuelve el número de la hoja que contiene la función.
• =SHEETS(): Devuelve el número total de hojas en la hoja de cálculo. Esta función no acepta argumentos; si se incluyen, la fórmula provocará un error.

Ambas funciones son dinámicas: se recalculan cuando se añade, elimina, mueve o renombra una hoja, lo que ayuda a mantener cálculos y referencias precisas al reorganizar el documento.

Cómo empezar

• Admins: No existe control de administración para estas funciones.
• Usuarios finales: Usa =SHEET() o =SHEETS() en cualquier documento de Sheets. Consulta el Centro de ayuda para más ejemplos.

Despliegue: Implementación gradual (hasta 15 días para visibilidad) a partir del 23 de febrero de 2026.

Disponibilidad: Disponible para todos los clientes de Google Workspace y cuentas personales de Google.

Recurso: Funciones de Sheets (Ayuda de Google)

Conclusión

Estas actualizaciones mejoran la productividad (guardado rápido de PDFs), seguridad y control de accesos (reclasificación de miembros en Groups) y el manejo de estructuras en Sheets mediante funciones que facilitan cálculos dependientes de la disposición de pestañas.

Artículo basado en las publicaciones del blog de Google Workspace Updates. Para leer los posts originales y obtener cronologías detalladas, visita: Google Workspace Updates Blog.